近時のコロナ禍の中、株式会社の取締役会がオンラインで行われたような場合、議事録が複数枚となっても差し支えないか水戸地方法務局法人登記部門に照会を行ったところ、差し支えないとの回答でした。
すなわち、取締役ＡＢＣで構成される取締役会がオンラインで開催された場合、議事録を３通作成しＡＢＣがそれぞれ自身の署名押印等を行い、この３通１組で取締役会議事録として登記の添付書類として提出できることとなります。
１通の議事録を司法書士からＡ(司法書士が登記を受任した場合)、ＡからＢ、ＢからＣへと回していくのと異なり、各取締役にそれぞれ同時に送付し押印の上返送してもらえば足りるので、時間と手間の節約になります。
相続登記における遺産分割協議書ではこの方法が可能であることは同職の皆さんはご存知のことと思いますが、取締役会議事録もこの方法が可能です。
取締役決定書、合同会社の業務執行役員決定書なども同様の結論となると思われます。
コロナ禍が長引くこととなればオンラインでの株主総会等の開催によらざるを得ないケースも増えてくるでしょうし、現在の技術ではオンラインでも一堂に会する場合と同様の開催とすることも可能となってきていることからすれば、株主総会、合同会社の社員総会などでも同様の取扱いが可能なのではないかと個人的には考えています。
今回の取締役会議事録の件は水戸地方法務局管内での登記申請に関する回答ですので、他の都道府県でこの方法により申請を行う場合は管轄法務局にご確認ください。
